Checkliste für die Digitalisierung der Leaderfassung auf Messen

Die Digitalisierung („Digital Transformation“) unserer beruflichen wie privaten Umwelt schreitet unaufhaltsam und mit großen Schritten voran. Mobile Endgeräte haben daran einen großen Anteil. Der Begriff App-Ecconomy umfasst diesen Part der Entwicklung treffend. Im Marketing führt die Digitalisierung zur Automatisierung von E-Mailkampagnen, personalisierten Webseiten bis hin zu komplexen Lead Nurturing Prozessen, oft als Leadmanagement zusammengefasst.

Die am häufigsten genannten Motive für die Einführung einer mobilen Leaderfassungslösung sind

• die Vereinfachung und Beschleunigung der Digitalisierung von Messe-Leads,
• eine automatisierte Übernahme der Leads in das CRM und somit die Voraussetzung für ein beschleunigtes Follow-Up durch den Vertrieb.

Weitere genannte Motive sind Vollständigkeit der Erfassung der Gespräche und die Lesbarkeit der Gesprächsnotizen.

Was sollte man bei der Einführung einer mobilen Messeleaderfassungslösung vorrangig beachten:

Dabei sollte man die Frage klären, ob die Lösung Standardschnittstellen wie REST und SOAP unterstützt, und ob es darüber hinaus Referenzprojekte zum vom Unternehmen verwendeten CRM (MS Dynamics, Salesforce, SAP CRM, SugarCRM, update, ... ) oder Marketing Automation Tool (Eloqua, Evalanche, Marketo,...) gibt.

Angesichts der Schnelligkeit der Hardwareentwicklung bei mobilen Endgeräten sollte sich ein Unternehmen die größtmögliche Wahlmöglichkeit hinsichtlich der unterstützen Plattformen (iOS, Android, Windows) erhalten. Responsive Design-Fähigkeit berücksichtigt dabei, dass die App auf beliebig großen Displays vom Smartphone über 7 Zoll bis hin zu großen Tablets oder gar PC Bildschirmen gut dargestellt wird.

Was in der Einführungsphase oftmals eine gewünschte Hilfe ist, die Erstellung eines initialen Fragebogens durch den App-Hersteller bzw. dessen Dienstleister, kann im späteren produktiven Einsatz ein (Zeit kostendes kostenintensives) Ärgernis sein. Der Anbieter sollte daher eine Umgebung zur Änderung und Ergänzung sowohl der Fragebögen als auch des Contentbereichs (falls vorhanden) anbieten.

Eine hohe Qualität der erfassten Kontaktdaten des Gesprächspartners sind die unabdingbare Voraussetzung für eine hohe Wertigkeit eines Leads. Bei Bestandskunden vermeidet eine Abfrage der Kontaktdaten im CRM Dubletten und damit verbundene Informationsverluste. Bei Interessenten (Leads) ist die am häufigsten verwendete Erfassung der Kontaktdaten die des Visitenkarten-Scans. Die Leistungsfähigkeit der verwendeten OCR-Software sollte hinterfragt und beispielhaft geprüft werden. Eine bessere Qualität erhält man, wenn im Zuge des OCR-Scan-Prozesses noch Datenbankabgleiche mit Vornamen-, Orts- oder PLZ-Datenbank herangezogen werden.

Ein ehernes Gesetz im Vertrieb besagt, dass eine Aktivität, wie z.B. ein Messegespräch, ohne fixierte Folgeaktivität eine Sackgasse, ein Dead End ist. Ein solches Vorgehen führt dementsprechend nicht zu dem angestrebten Ergebnis. Eine Messeleaderfassung sollte dies berücksichtigen, in dem Folgeaktivitäten aus einer Auswahlliste o.ä. (Telefonat, Informationsmail, Besuch, Produktdemonstration, Angebot) mit Datum hinterlegt  und über eine Schnittstelle an CRM-System übergeben werden können.

Jeder hat es schon mehrfach erlebt: Auf dem Messestand hatte man plötzlich keine Internetverbindung mehr. Damit dies, aber auch eine Nutzung der App in abgeschirmten Bereichen, keine erhebliche Einschränkung der Nutzung der Messeleadlösung ist, sollte eine Lösung auch ohne Internetanbindung voll funktionsfähig sein.

Im B2B-Vertrieb treffen sowohl auf der Verkäufer- als auch auf der Interessentenseite Menschen mit den verschiedensten Muttersprachen aufeinander. Zum besseren Verständnis aller Beteiligten sollte eine Messelead-App dies berücksichtigen. Sei es, dass die Fragebögen in den gängigen Sprachen formuliert werden können, aber auch die Navigationselemente der App sollten mehrsprachig sein.

Nach der durchgängigen digitalen Verarbeitung und Integration der erfassten Daten stellen nahezu unbegrenzte Auswahllisten (mit buchstabenadditiver Suchunterstützung) und Pflichtfeldüberprüfung einen großen Vorteil in der täglichen Praxis dar. Während Auswahllisten auf einem Papierbogen eine mengenmäßige Grenze gesetzt sind, können, in Kombination mit einer buchstabenadditiven Suche, diese Listen nahezu unendlich umfangreich sein. Die Apps sorgen dafür, dass Pflichtfelder vom Standpersonal ausgefüllt werden müssen und beim Abschluss des Fragebogens gegebenenfalls mit direkten Sprungmarken als „offen“ aufgeführt werden. Ein Fragebogen sollte erst nach dem Ausfüllen aller Pflichtfelder abgeschlossen und Richtung CRM hochgeladen werden können.

Tablet-Lösungen bieten als weiteren Vorteil, dort sämtliche für ein Kundengespräch oder eine Präsentation hilfreiche Dokumente und Dateien abspielen zu können. Im Gegenzug können mitgebrachte Skizzen abfotografiert oder über eine Skizzenfunktion digital erstellt werden. Tablets fügen sich durch ihre flache Bauart ideal in jede Gesprächssituation ein.

Um Datenschutz zu gewährleisten, muss eine Lösung sowohl auf der Organisationsebene als auch auf der Personenebene Einstellungen für die Sichtbarkeit von Fragebögen, Content und nicht zuletzt genierte Leads offerieren. Eine Trennung auf zwischen Organisationen (z.B. Länderorganisationen, Tochterfirmen) erreicht man durch Mandantenfähigkeit einer Lösung. Über eine Rechteverwaltung kann einzelnen Benutzern Zugriffsrechte auf Fragebögen, Inhalte und Leads innerhalb eines Mandanten eingeräumt werden.

Eine derartige Checkliste kann immer nur eine Annäherung an ihre konkrete Auswahlsituation sein. Die vorliegenden Punkte sind meine persönlichen Erfahrungspunkte aus vier Jahren vertriebllcher Tätigkeit für einen Anbieter, nämlich die Firma entergon und deren Lösung e1.MOBILE. Wünschen Sie über diese Lösungen Auskunft, freue ich mich über Ihre Anfrage. Auf den Seiten „Funktionsqweise Messeleaderfassung mit e1.MOBILE“ und „FAQ Messe-Leadlösung e1.MOBILE“ finden Sie weitere Informationen und (optische) Eindrücke über die Lösung e1.MOBILE.

Ich freue mich über Ihre Anregungen. Gerne per Mail, Telefon oder Kommentarfunktion.

Ihr Lutz Thielmann, Lutz Thielmann Consulting